唐山海运职业学院档案管理办法

第一章  总则

第一条  为加强学院档案工作，充分发挥档案在学院发展中的作用，更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学院实际，制订本办法。

第二条  学院档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学院档案工作是指通过收集、整理、保管、利用、编研学院档案，为学院教学、科研、管理和社会有关方面提供服务的工作，档案工作具有较强的政策性、学术性、服务性。

第四条  档案工作是学院重要的基础性工作，是加强学院内涵建设的重要内容。档案工作要纳入学院发展规划和工作计划，纳入领导议事日程和目标责任制，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条  学院档案实行集中统一管理，在管理过程中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。

第六条  学院档案工作要实行科学管理，逐步采用现代技术，与学院的信息化建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学院和社会的需要提供优质服务。

第七条  全院教职工有保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第二章  领导体制与工作体系

第八条  党政办公室设立档案室，并派专人全面负责学院的档案工作，对全院档案实行统一管理，并发挥监督和指导作用。

第九条  档案室的主要职责：

１．贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规，管理全院档案；

２．制定学院档案工作规章制度，监督、指导、检查规章制度的执行情况；

３．负责学院各类档案及有关资料的收集、整理、分类、鉴定和保管工作；

４．负责开展档案的开发和利用工作；

５．积极推动档案信息化建设，不断提升档案管理和利用水平；

６．参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

７．开展专（兼）职档案工作人员业务培训，组织档案工作评优活动；

８．开展档案宣传和利用教育活动；

９．负责档案的保密与安全；

１０．完成学院领导交办的其他任务。

第十条  建立档案管理工作网络。学院档案工作在院长的领导下，由档案室与各部门形成统一的档案管理工作网络。部门的档案工作，由分管领导分管，一位专（兼）职人员具体负责，档案管理人员要相对稳定。归档单位要自觉接受学院档案室的业务指导、监督和检查。

第十一条  学院各部门、科研课题组、重大活动组织部门均为归档文件整理单位。

各归档文件整理单位的任务：

1．认真执行档案管理的法律、法规和学院档案工作的规章制度；

2．负责本单位文件材料的保管、整理、组卷、归档移交。要保证归档材料的原始性、完整性、准确性和系统性，按规定和要求及时向档案室移交；

３．主动接受学院及上级档案部门的业务指导和督促检查；

４．积极参加业务学习，丰富业务知识，提高业务能力；

５．注意保密，确保归档文件材料的安全。

第三章  档案的收集与归档

第十二条  学院实行由各归档单位立卷归档制度。

第十三条  学院档案收集的范围是《高等学院档案管理办法》规定的人事、党群、行政、财会、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、实物、外事、声像、死亡干部人事十四大类文件材料（包括相应必要的电子文件）；反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料和实物；国内外与学院有关的各种具有保存价值的材料（可按征集、代管、捐赠方式处理）；以及上级决定由档案室保管的撤销部门的档案。

第十四条 文书档案、教学档案、科研档案、设备档案、基建档案、财会档案、出版类档案、声像类档案、人事档案等立档要求。

第四章  档案的管理和利用

第十六条 档案室对全部档案实行统一的科学分类、编目、排列，编制适合学院档案的检索工具，并逐步实现档案管理的计算机化，以提高科学管理水平和工作效率。

第十七条 档案室应主动开展多种形式的档案开发利用工作，制定档案开放、借阅、复制制度。

第十八条 档案室应采取防潮、防盗、防火、防尘、防高温、防霉变、防强光等措施，并不断改进档案保护技术，及时修补、修复破损档案，延长档案寿命。对重要档案和破损、褪色、修复的档案及时数字化，加工成电子档案。

第十九条 档案室应建立档案统计制度，定期对档案进行清点和核查，对密级进行审定，并根据上级规定，及时调整密级，扩大利用与交流的范围。

第二十条 档案室要定期做好档案保存价值的鉴定工作。鉴定工作要在学院领导下，与有关职能部门共同组织熟悉相关专业的人员和档案管理人员共同进行。

第二十一条 凡需销毁的档案，由档案室会同有关职能部门共同审定，造具清册，经分管院领导审批后报上级机关备案。销毁时要指定专人监督，严防失密。

第二十二条 档案室所需的业务费用，列入学院经费预算，添置必要的重大设备时，需经主管院领导批准后实施。各业务、职能部门负责购置用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备。

第二十三条 学院档案由档案室保管。在国家需要时，档案室有义务提供所需的档案原件或者复制件。

第五章  奖励与处罚

第二十四条 学院对在档案工作中做出贡献的单位或个人，给予表彰和奖励。范围包括：

１．在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩者；

２．在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩者；

３．在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献者；

４．将重要、珍贵档案捐赠给学院档案机构者；

５．同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出者。

    第二十五条 部门或者个人有下列行为之一，由学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任; 造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。

１．玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案者；

２．违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案者；

３．涂改、伪造档案者；

４．擅自出卖、赠送、交换档案者；

５．不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有者；

６．其它违反档案法律法规的行为。

第六章  附则

第二十六条 本办法由办公室负责解释。

第二十七条 本办法自公布之日起实行。