唐山海运职业学院会议室使用管理办法

第一章  总则

第一条　为规范学院会议室的使用和管理，明确会议室使用规定及申请流程，制定本办法。

第二条  本办法所指的会议室是A1行政办公楼所有公共使用的会议室、及学术报告厅。

第二章  使用管理

第三条　会议室由办公室负责日常管理、使用登记、调度安排、设备维护等相关事宜。未经允许不得擅自使用会议室，未经允许不得擅自挪用会议室多媒体设备、桌椅等物品。

第四条　如遇会议室使用发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，学院会议优先于部门会议，部门会议之间本着重要、紧急优先的原则安排使用。

第五条　会议室使用实行提前预约制度。相关部门使用会议室，须提前向办公室提出申请，填写《会议室使用登记表》。临时召开紧急会议时，要征得办公室同意，并在会后补办相关登记手续。各部门使用会议室时到办公室领取会议室钥匙。

第六条　各部门申请使用会议室时，需明确会议人数和使用时间，并严格遵守使用时间。若超时使用，影响其他部门使用会议室的，应及时向办公室报告，由办公室协调解决。

第七条　会议需使用设备的，应向办公室申请并登记，以便提前准备，确保会议顺利进行。

第八条　各部门有重要接待需使用会议室，并需办公室协调安排会务保障的，应提前向办公室说明情况。各部门日常召开会议使用会议室时，自行保障会务。

    第九条　使用部门在会议开始前，应先期检查会议室设施是否完善、设备有无问题。如有问题，应与办公室共同协调解决。

第十条　使用会议室的部门，须爱护会议室的设施、设备。会议室内应保持清洁，禁止吸烟、乱扔纸屑。

第十一条　会议结束后，使用部门应进行必要的检查，同时将桌椅复位，室内卫生打扫干净，并及时关闭会议室内各种电器设备的电源。如发现设备故障或公物损坏应及时报告办公室。经检查合格后将钥匙交还办公室。

第三章  附则

第十二条  本办法由办公室负责解释。

第十二条  本办法自颁布之日起执行。