唐山海运职业学院行政公文管理办法

第一章　总则

为提高学院行政事务管理效率,规范行政公文管理工作，制定本管理办法。

本管理办法适用于以下几种公文种类：决定、命令、公报、公告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函。学院将行政公文的管理分为收文管理和发文管理。

第二章  收文管理

 第一条  收文归口

   凡主送学院的行政公文，包括邮寄公文、传真公文、网络传递公文、电话接受公文，由党政办公室（以下简称办公室）安排办公室文件管理员（以下简称文件管理员）统一登记、编号、分发。办公室要做到当日收文，当日登记，及时转发。各部门自行收到的公文，第一时间到办公室完成登记后再按流程办理。

第二条  收文程序

1．收到文件后，文件管理员第一时间在收文承办登记表上登记，以便归档查询。

2．文件管理员填写收文呈办笺，由办公室负责人填写拟办意见，文件管理员按照拟办意见送分管领导阅批。

3．文件管理员按照分管领导批示将公文送有关部门承办。有关部门负责人应按时完成公文办理工作，并及时将办理结果反馈给文件管理员。

4．有关部门办结后，应将文件送回文件管理员处，并在办理进程反馈栏填写进程反馈并确认公文办理完结。

5．传阅件原则上按院领导的排序由前向后递送，传批件按院领导的排序由后向前递送。遇有领导出差，可先送下一位领导阅文。文件管理员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。

第三章  发文管理

第三条 发文归口

凡以学院名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。

　　第四条 发文程序

１．发文承办部门按照学院行文编辑规范拟定发文内容。

２．发文承办部门持发文审批单到文件管理员处领取发文编号后按程序逐级签批至院领导。

３．办公室文秘人员负责全面校对责任，包括文字、格式、内容等。

４．发文承办部门持用印申请单到办公室公章管理员处加盖学院公章。

５．上报公司和省教育厅的文件由办公室递送。上报其他部门的文件由行文承办部门递送。　

第四章 其他规定

第五条 行文签发

凡领导已签发的文稿，内容不得随意改动。如确有必要改动的，须说明原因并请示签发人批准。

第六条 公文缮印及用印

公文缮印必须核对好格式和数量，统一采用国标A4纸，纵向排版打印。如需特殊要求，尽量双面打印。公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辩。

第七条 行文归档

所有以学院名义发文。办公室保留一份（原件），承办部门保留一份（复印件）。

第五章  附则

第八条 本办法由办公室解释。

第九条 本办法自颁发之日起执行。