第一步：校内申请


1、访问研修类


申请人持邀请函（如系外文则需附中文翻译件）、研修计划，填写《唐山海运职业学院因公出国(境)审批表》，报校内相关单位和领导审批。


2、国际会议类


申请人持邀请函（国外大学或研究机构发出的正式邀请函，如系外文则需附中文翻译件）、参会资料（必须有正式论文入选和入选证明），填写《出国（境）参加国际学术会议申请表》，所在学院/单位做出学术评价并签署意见，报校内其他相关单位和领导审批。

第二步：会签审批


相关职能部门及校领导会签审批，校内申请程序完结，国际交流合作处受理材料，按要求公示。


第三步：报省外办/省台办审批，取得《出国、赴港澳任务批件》/赴台任务批件


1、请示件（学校出具红头文件）；


2、出访人员名单；


3、在外日程及译文（详细公务安排，含抵离境日）；


4、邀请函复印件及译文；


5、因公临时出国人员报名审批表（校长签字，盖学校章）；


6、因公临时出国人员备案表/《因公临时赴港澳人员备案表》/《因公临
  时赴台人员备案表》（校党委书记签字、盖校党委章）；


7、财政批复（党政人员提供）；


8、因公短期出国(境)任务和预算审批意见表（财务处盖章）；


9、因公出国（境）经费预算表（签字盖章）；


10、因公出访告知事项（团长签字）。


第四步：办理因公护照或港澳台通行证

1、办理因公护照：


（1）采集指纹（提前3天预约）；


身份证+户口本+预约单+指纹单+出国、赴港澳任务批件（身份证、户口和批件均需带原件及复印件）  


（2）照相（在省外地下一层窗口缴费（现金50元）并照相，领取照片回执单和照片，并在回执单上签名）；


（3）提交办理护照申请：


①电子护照事项表；


②电子护照申请卡（贴身份证复印件及照片，已有因公护照的也需提交护照申请卡）；


③《因公临时出国人员备案表》；


④《出国、赴港澳任务批件》原件；


⑤指纹单；


⑥电子护照签字单；


⑦缴费（部分费用需交现金）。


2、办理港澳通行证：


（1）《出国、赴港澳任务批件》原件；


（2）2张2寸彩照片正面、免冠、服装整齐、白底的软光纸近期彩照）；


（3）《因公临时赴港澳人员备案表》；


（4）邀请函复印件（如系外文则需附中文翻译件）；


（5）申请因公往来香港、澳门特别行政区通行证及签注事项表;


（6）申请因公往来香港、澳门特别行政区登记卡。


第五步：办理签证


1、出国任务批件（即第二步办理完后从河北省外事办领回的审批件）


2、有效护照（至少仍有半年有效期）


3、邀请函及相关材料（原件、中英文）


4、详细行程安排（中英文）


5、出国签证事项表


6、前往国签证申请表


7、近期登记照片


8、英文派遣函


9、签证要求的其他材料。


注意：根据相关政策要求，持因公护照办理赴国外签证必须由省外办统一代办，个人不得私自持因公护照赴有关使领馆办理签证，省外办有特殊规定的除外。


第六步：领证、出机票、买保险


第七步：出国（境）前校内手续


1、所有出国（境）人员在出国前均需接受行前教育，由国际交流合作处处长对所有出国（境）人员进行行前教育；


2. 获得项目资助的教师出国前，请到人事处签订《培养与服务协议》。并将以下材料复印件交国际交流合作处备案：


（1）邀请函中英文


（2）护照页和签证页


第八步：在国（境）外期间


无论短期访问与培训，抑或长期访学与研修，均应保持联系畅通，确保国内24小时内可联系到本人。短期培训1月以上或长期访学与研修者半年以上，需在原学院/部门确定一名联络员，通过联络员每月向学院/部门至少汇报一次在外培训与研修进展（并报平安），同时，抄送国际交流合作处专办员。


第九步：回国后校内手续


1、回国后一周内将护照（通行证）上交国际交流合作处统一保管，凭因公出国（境）证件收缴证明到财务处办理报销手续；


2、提交国（境）外学习、会议、访学总结、成果、图片资料及相关材料（交国际交流合作处）；


3、长期访学研修者，应在一周内持学院开具的回校工作证明、结业证书、学习鉴定等材料到人事处报到，由人事处登记归档。