唐山海运职业学院学生档案管理办法
发布时间：2021-12-31 16:45:00 点击： 发布人：
第一章 总则
第一条 为进一步加强学生档案管理工作，实现学生档案管理标准化、规范化、科学化，不断提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及学院学生管理工作的相关规定，结合学院实际，特制订本办法。第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体、美、劳各方面表现的综合文件材料，是学生成长过程的真实历史记录，是用人单位了解毕业生学习、工作、生活、成长情况的参考依据。学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档 、保管、利用、转递等相关管理工作。
第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，第一年实行各系直接管理、相关部门配合收集提供资料的管理方式，第二年起交由学生处统一管理。各系行政秘书负责本系全日制大专学生档案的管理工作，学院各有关部门（学生处、教务处、招生办、团委、组织、教学系部）协助做好学生档案材料的收集与提交，行政秘书将相关材料及时归档、转递。
第四条 学生档案管理人员应认真履行工作职责，学习档案管理法规，熟悉档案管理业务，严守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。
第二章 学生档案材料收集范围
第五条 为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：1.入学材料：招收入学的专科生档案材料，一般应包括高中（初中）学籍卡、高中（初中）毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、入团（入党）申请书和志愿书及入学后填写的高职（中职）入学登记表等。
2.学习材料：各学习阶段、各科类课程学习成绩登记表等材料；
3.学籍材料：学籍卡以及各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料；
4.毕业材料：高校毕业生登记表；
5.奖励材料：在校期间获得的各级表彰奖励材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其它获奖评审证明材料；
6.处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料）；
7.组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传，入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设方面形成的其它材料；
8.出席县（区）级以上党、团等代表大会代表的材料；
9.其它具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第三章 学生档案材料的移交和归档要求
第六条 学生档案及归档材料在校内流转、移交时， 应遵照以下规定：1.在招生工作结束后，教务处应及时向各系行政秘书提供包含详细专业分班信息的录取学生名单，各系行政秘书在新生入学期间负责档案的接收工作，并在接收后按照系部、专业、班级归类整理，核实档案信息，建立学生档案；
2.各系行政秘书应及时组织新生按要求填写《新生入学登记表》，在入学一个月内完成填写并存档；
3.学生管理、组织、团委等部门应当定期将工作中形成的、符合本办法第五条规定的正式有效材料，移交各系行政秘书处归档（毕业生登记表由各系在每年四月底前、毕业生学籍表由教学管理部门在每年5月上旬、毕业生成绩由教务处在6月上旬、学生党团员材料由组织部门在6月中旬移交所在系行政秘书处），并办理移交手续。各系行政秘书应将接收的学生档案材料及时登记、归档、分装、保存。
第七条 学院各部门提供的各类材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效材料。
1.归档材料应当完整、真实、有效，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章或组织部门印章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人自传（述）文字材料应有本人签字；
2.归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔 、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；
3.归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第八条 归档材料移交时，移交方须填写统一印制的“档案材料移交单”，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。如移交材料不符合归档要求，各系行政秘书有权拒收，移交部门应当按档案管理规定重新组织办理补交。
第四章 学生档案的转递
第九条 学生毕业（结业 、肄业）、转学、退学、参加工作、出国出境等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。第十条 在学院内调转专业和更改姓名的学生，学籍管理部门应当在学生学籍和其它情况变更后，及时将相关情况的变更通知书送达所在系的行政秘书处，在接到学生情况变更通知书后，行政秘书应及时对学生相关档案进行变更处理。
第十一条 转到其它学校学习的学生，应携带相关转学手续原件到所在系的行政秘书处及时办理档案转递手续。由其它学校转入我校的学生，行政秘书应在收到学生档案后认真检查验收，经核对无误后及时登记归档。
第十二条 毕业生档案的转递，由相关部门提供相关信息， 由学生处具体负责，按以下规定进行:
1.毕业生就业到有人事档案接收权限的单位，将其档案寄送至毕业生报到单位人事部门；
2.就业单位无人事档案接收权限，其档案应按就业单位要求寄送至其主管地的人才交流中心；
3.因故未就业的毕业生，其档案按《河北省大中专毕业生档案寄送相关规定》寄送至生源地人才交流中心代管。
第十三条 受退学、开除学籍处分的学生档案由学生本人履行相关手续后转至本人所在地人才交流中心。
第十四条 毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成档案遗失，应及时联系所在系行政秘书出具相关证明，以便采取相应补救措施。
第十五条 因故导致档案无法转递而滞留的，其档案由学生处集中保存、代管，代管时间为毕业之日起两年。因退学、转学、取消学籍等情况提前离校的学生，应凭退学、转学、取消学籍等证明材料和本人身份证件及时办理档案调出手续。因档案滞留造成断档或其它不良后果的，由学生本人负责。
第五章 学生档案的查阅与使用
第十六条 从事学生教育与管理工作的学院有关部门、学生辅导员，因工作需要可在所在系行政秘书在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案的，须提供所在部门出具的书面证明，经系主任批准后，在行政秘书在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。
校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经系主任批准方可查阅，并按规定予以登记。行政秘书应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。
第十七条 学生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅部门出具证明，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，经系主任批准后办理借阅手续。学生档案借阅时间一般不得超过一周。外借档案归还时，行政秘书应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十八条 查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料.未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十九条 学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图， 经系主任批准后，由行政秘书按规定办理。由他人代办的，需由代办人持本人身份证明，并出具被查阅人书面委托，方可按规定办理。
第六章 学生档案工作的管理和检查
第二十条 学生档案属需妥善保管的内部材料。学院和各相关部门要不断完善档案管理硬件设施，完善档案保管与存放条件，确保学生档案的安全，维护学生档案管理的严肃性。
第二十一条 根据档案管理要求收集归档的材料，任何人不得随意更改、撤出、销毁档案材料。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、撤出或销毁的，应当经系行政秘书和学生管理部门共同商议，提出处理意见，报系主任批准。
第二十二条 各系要改进和完善学生档案管理的各项规章制度，抓好学生档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。
第二十三条 本办法自公布之日起实行。由学生处负责解释。
