规章制度

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借款及费用报销管理办法



第一章 总 

第一条 为了强化财务管理,规范财务报销流程,提高工作效率,完善内部控制,根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等相关法律法规的规定,结合本学院实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法适用于唐山海运职业学院。

第二章 费用报销的范围及相关部门职责

第三条 本办法所称的费用报销是指除工程款以外的成本、费用的结算及支付。本办法所称的报销单据包括报销人填制的报销单、发票、收据、验收单、合同、协议、委托工作单、结算单等用以支持款项支付的相关原始资料。本办法除有特别说明外对上述资料均指原件。

第四条 相关部门职责

(一)经办部门职责:

1.提供真实、合法、完整的报销票据和支付依据;

2.确保报销事项真实、合理;

3.按要求粘贴票据并按审批流程完成签批手续;

4.确保所报销的费用已纳入资金预算。

(二)财务部职责:

1.对报销票据的真实性、合法性、合规性、完整性进行审核;

2.审核报销费用是否已纳入资金预算;

3.审核相关审批手续是否齐全;

4.完成相关的账务处理并登记相关的台账。

(三)公司领导(总监级以上)职责:

1.控制费用的真实性、合理性;

2.确保所控制的费用报销均纳入资金预算。

第三章 报销单据的种类及报销流程

第五条 费用报销及支付单分为五种:

(一)《日常费用报销单》:除差旅费以外的费用报销(详见附件1);

(二)《差旅费报销单》:适用于差旅费的报销(详见附件2);

(三)《合同费用结算单》:适用于除工程成本费用以外的合同类款项的结算挂账(详见附件3);

(四)《借款单》:适用于个人借支款项的支付(详见附件4);

(五)《请款单》:适用于对方单位已开具相关票据且财务部前期已挂账的合同类款项支付、预付款及其他往来款支付(详见附件5)。

第六条 费用报销流程

(一)费用报销签字流程:

经办人→部门负责人→会计→财务负责人→分管副院长→院长→董事长

(二)每月25日之前已签批完成的合同费用结算款项,财务部当月全部挂账,实际付款时由经办部门提交《请款单》。

(三)支付单据经完成审批后由会计制单,出纳根据记账凭证付款。

第四章  报销业务的基本要求

第七条报销单据一律要求用黑色墨水的中性笔填写,做到内容完整、字迹清晰,金额大小写相符,严禁涂改、挖补。报销单据金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原单据上更正;报销单据金额以外内容有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位印章。

第八条 凡取得的发票应具备以下要素:开票日期;购买方全称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号;开票单位全称,开票人、收款人、复核必须实名制,且开票人和复核不能为同一人;经济业务内容、数量、单价和金额;发票需加盖发票专用章。如由税务机关代开的普通发票,发票上须有税务机关加盖的代开发票专用章,收款方为单位的还应加盖其发票专用章。取得的收据应具备以下要素:开具日期、付款方全称、收取款项名称、收款方式、金额,收据需加盖财务专用章。

第九条发票版本以国家税务局规定的最新新版为准;对于单张发票金额超过100元的,须通过网络或其他方式查询真伪,查询人员须在单据上加盖“发票查询专用章”。

第十条转账支付的收款单位必须和开票单位、签订合同的合同单位一致。

第十一条办理经批准或签有合同的经济业务,应将有关批准文件或合同作为报销单据,如果需单独归档,应当与其他资料建立勾稽关系并建立台账进行管理。费用金额超过3万元以上(含3万元)必须签订合同。

第十二条以票据开具日期为准,所有费用应在取得票据后一月内提请报销审批流程。

第十三条 有时间支付要求的费用,经办部门应在费用应缴时间节点前及时办理费用的请款手续,因个人原因导致的缴费不及时产生的滞纳金由责任人自行承担。

第十四条 单笔金额超过5000元的,原则上采用银行转账支付,如果无法实现的,单笔金额超过5000元的,需填写《现金超额支付申请单》(详见附件6)并经公司财务副总审批通过;单笔金额不超过5000元的,尽量采用银行转账支付。如果属于刷卡消费的,付款个人需留存刷卡POS单做为报销附件,如果属于网上购买或微信支付的,报销时需向财务部门提供付款信息截屏打印件。

第十五条 备用金借款相关规定:

(一)员工借支备用金应严格按照《资金管理办法》的要求办理,借款人应在《借款单》上注明借款事由,备用金借款需附上相关的借支依据,借款人在完成OA审批流程后经本人签字后,交由财务部办理支付事宜。

(二)员工借支备用金应遵照“前账不清,后账不结”原则。财务部应于每月末汇总内部员工个人借款明细,每季度与员工进行书面确认。对逾期未归还且无正当理由的借款,经批准后将在借款员工当月工资中扣发对逾期未归还且无正当理由的借款,经批准后将在借款员工当月工资中扣发,且当年内不予再行借支备用金。

(三)员工国内出差备用金借款,须在出差回来后2个工作日内将剩余备用金归还财务,并在7个工作日内将相关费用报销冲账;员工国外出差备用金借款,须出差回来后2个工作日内将剩余备用金归还财务部,并于15个工作日个月内将相关费用报销冲账。部门周转备用金借款统一在年底退回公司,需继续借支的在次年初重新申请。

备用金借款统一在年底退回公司,需继续借支的在次年初重新申请。

(四)借款人在冲销备用金借款时应取得对方单位开具的发票和付款证明材料,并按费用报销流程履行相关报批程序后,方可列账冲销。

(五)员工的借款凭据,必须附在记账凭证之后。收回借款时,应当另开收据,不得退还原借款凭据。

第十六条 费用报销人员及部门负责人应对费用的真实性、合法性负责,对于实际已发生但因个人原因造成票据遗失的不予报销。各类费用报销要求如下:

(一)通讯费

通讯费指公司座机通讯费,报销通讯费需要提供:分部门、费用类别的消费清单和部门负责人签字确认清单。

(二)差旅费

差旅费是指员工赴常驻办公地以外地区办理公事所发生的必要费用,具体包括:长途交通费、住宿费、出差地市内交通费、误餐费、其他公务杂费。

报销差旅费应加附《出差审批单》,国内外出差事项中有参加会议事项的,报销差旅费是需提供参会的邀请函、会议纪要及本人在参会现场的相关照片,国外出差费用的报销需要提供出国的邀请函、业务成果照片、新闻等资料。并遵循《出差管理办法》的相关规定。

(三)交通费

交通费是指在曹妃甸新城区办公的员工因公事在曹妃甸新城区内发生交通费,在北京办公的员工因公事在北京市区内发生的交通费(出差期间发生的交通费属于差旅费报销项目)。采用滴滴出行方式产生的交通费,应打印出行明细单。

(四)会议费

报销会议费应加附参会申请报告、会议纪要、会议确认单或会议邀请函。其中:会议纪要是我公司自制的凭据,包括会议内容、参会时间及人员等信息;会议确认单或会议邀请函由会议承办单位出具,须加盖会议承办单位印章。

(五)业务招待费

业务招待费指因公司业务需要招待客人而发生的所有费用。根据《对外接待管理办法》规定的接待标准进行接待并报销。

(六)办公费

办公费包括办公物资购买费用、维修费用及其他办公杂费等,各类办公费报销要求如下:

1.报销购买的办公物资应加附经批准的《采购申请单》。

2.报销办公物资维修费应加附《维修申请单》。

3.报销办公饮用水费用应加附公司经办人员签字确认的送水记录明细表。

4.报销办公快递费须附快递公司运单(有经办人签字)及发票,两者缺一皆不予报销。

5.报销植物租摆费用应加附公司经办人员签字确认的植物明细和服务内容确认单和相关合同。

(七)车辆使用费

车辆使用费是指公司车辆使用过程中产生的油费、过路过桥、维修保养、停车、保险等费用。报销车辆维修费应加附《维修申请单》和维修结算单据;报销部门车辆加油费、过路费等,需附有已审核的公车使用情况记录表。

(八)水电气费

水电气费是指公司办公场所发生的水电气费用,报销需提供公司经办人签字确认水电气费起止数的收取通知单。施工现场水电气费报销需要提供水电气费分摊表和各应承担费用单位签字盖章确认的书面资料。

(九)固定资产

固定资产是使用期限在一年以上的房屋及建筑物、机器、机械、运输设备以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等,且单位价值在2000元以上的资产。其他重要的使用期限在一年以上但未达到单位价值2000元以上的资产,也列入固定资产管理范围,具体包括:空调、电脑(含笔记本电脑)、打印机、投影仪、音响设备、保险柜、相机、摄像机、贵重字画摆件、冰箱、洗衣机、各种名贵花草及树木。

报销固定资产需要:《固定资产购置申请单》、询价记录、《固定资产登记表》、《固定资产质量验收单》,固定资产报销的相关表单参见《固定资产管理办法》。

(十)低值易耗品

低值易耗品是指2000元以下、使用期限在一年以上的不作为固定资产核算的办公物资、周转材料等,如验钞机、碎纸机、饮水机、移动硬盘、UPS等。报销低值易耗品需要:《采购申请单》《入库单》。

(十一)报建费

报建费是指房地产开发项目在开发过程中向相关管理部门缴纳的各项费用。

报建费支付需提供:相关管理部门出具的缴款通知书;相关管理部门提供的费用核定表复印件,技术部门应对费用核定表上的技术指标进行确认并在复印件上签字,经办部门应对费用核定表上的相关费率进行确认并在复印件上签字。

(十二)营销推广费用

营销推广费用需提供营销合同和《工作质量验收单》(详见附件7)及以下证明附件:

1.报刊类广告需提供刊登广告的报纸或刊物版面原件。

2.户外广告需提供广告所处位置的书面说明、实地拍摄的图片或照片。

3.电视、电台广告需提供广告文案、监播记录、播出单位播出证明、广告视频、音频资料(经办部门留存备查,财务部审查)。

4.营销推广活动需提供效果评估表。

5.网络、短信费用应提供发布信息的证明资料。

6.销售物料制作需提供《工作质量验收单》(格式见附件)和相关部门出具的入库单。

(十三)中介服务费

中介服务费主要包括审计费、咨询费、律师服务费等。报销中介服务费应加附相关合同或协议。服务成果报告复印件或者服务工作内容质量的评估确认。

(十四)可行性调研费

报销可行性调研费应附相关合同、协议或委托工作单、调研报告复印件。

(十五)劳务费用

报销劳务费应附相关合同、协议或委托工作单。如与个人签订的合同,须提供个人身份证和相关资格证书复印件、联系方式等。

(十六)设计费

设计费用是指项目开发过程中的建筑概念设计、建筑方案设计、建筑施工图设计、二次方案设计、景观园林方案及施工图设计、专项方案设计等而产生的费用。报销设计费需填制《工作质量验收单》对设计完成进度及质量进行描述,并提供相关设计成果的复印件或电子版资料

(十七)其他费用

报销软件购置及升级费须加附软件达到使用要求的验收证明。报销保险费应有保险合同和保险单复印件(并在其上注明原件存放处)。

第十七条 票据粘贴一般要求:

(一)各票据应横向均匀贴在A4纸上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一致; 若报销票据面积大小相同或相似(如车票等),需有层次序列张贴。

(二)报销单据金额、类型相同的(如车票等),应尽量粘贴在一起,并按金额大小排列。

(三)报销事项应与报销发票相对应,票据粘贴顺序和报销单封面所列的项目顺序一致。

(四)报销票据在粘贴时,确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额,以便财务装订成册。

第五章 罚 

第十八条 违反上述规定,未对单位造成经济或名誉损失的责任人,处以50500元罚款。

第十九条违反上述规定,对单位造成经济或名誉损失的责任人,应承担相应的过错责任及赔偿责任。

第二十条 违反上述规定并触犯法律的责任人,除承担相应的过错责任及赔偿责任外,还将依法送交国家司法机关追究法律责任。

第六章 附 

第二十一条 本办法由财务处负责解释,自下发之日起执行。

第二十二条本办法实施后,公司原《借款及费用报销管理制度》废止。

附件:1.日常费用报销单

2.差旅费报销单

3.合同费用结算单

4.借款单

5.请款单

6.现金超额支付申请单

7.工作质量验收单